Algunos trucos para organizar el espacio web de documentos compartidos
Si eres de las personas a las que les gusta organizar la lista y crear ficheros y carpetas, piensa a largo plazo: piensa que la lista puede crecer de forma considerable y que puede ser usada durante muchos años.
Aquí tienes algunas sugerencias para evitar que la lista crezca de forma anárquica:
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Si la lista va contener los mismos recursos a intervalos regulares, elige una organización mensual o anual (o cualquier otra que se ajuste a tus necesidades).
Por ejemplo: si la lista está destinada a recoger trabajos de los alumnos, los alumnos van a asistir a las mismas clases y a realizar los mismos trabajos año tras año. De esta forma, podría ser interesante crear una carpeta para cada año académico en la raíz del espacio web de documentos compartidos: esto permite a los estudantes revisar los trabajos y lecciones de los años anteriores (siempre y cuando los profesores restrinjan el acceso a recursos sensibles). Esto puede realizarse con carpetas para cada lección o cada profesor dentro de la carpeta de cada año.
- Si la lista es una lista colaborativa destinada a todos los miembros de un departamento, es mejor que elijas una organización basada en un proyecto.
- Si la lista tiene como objetivo intercambiar información, elige una organización basada en temas.
- También puedes elegir una organización por personas, por equipos, etc. o incluso ¡combinar todas estas soluciones!
Para evitar problemas, elige con cuidado los nombres de los ficheros y carpetas que publicas en las listas: dales nombres cortos y explícitos y evita espacios, acentos, guiones y caracteres especiales.